Das Programmpaket COBA-Rechnungslegung der EDV-Beratung Scheene

Vorbemerkung

Die Rechnungslegung ist einer der heikelsten Bereiche einer Unternehmung. Fehler bei der fortlaufenden Rechnungsschreibung und der Verbuchung zur Finanzbuchhaltung können schwerwiegende Konsequenzen haben.. Die COBA-Rechnungslegung ist deshalb mit vielen Funktionen ausgestattet, die ein rechtzeitiges Eingreifen bei Fehlern ermöglichen. Nichts desto weniger wurde auf eine leichte und logische Benutzerführung wert gelegt. Die Rechnungslegung fügt sich mit ihrem klaren Konzept logisch in das COBA-System ein und ermöglicht so eine leichte Bedienung. Komplexe Vorgänge der Rechnungslegung werden bei COBA so präsentiert, daß Sie immer den Überblick behalten und erst gar keine Fehler auftreten. Mit der intuitiven Benutzerführung wird alles getan, um Ihre Anforderungen, die Sie an eine effiziente Rechnungslegung stellen, zu erfüllen. Weiterhin haben wir versucht, weitere Ideen einzubringen und Automatismen zu entwickeln, die eine teilweise automatische Ausführung ermöglichen. Damit soll einerseits die Eingabe und Verarbeitung der relevanten Daten beschleunigt, aber was noch viel wichtiger ist, Fehler vermieden werden.

Das Programmpaket COBA-Rechnungslegung wird ständig weiterentwickelt. Wir müssen uns daher Änderungen gegenüber dieser Beschreibung vorbehalten. Aus diesem Grund kann sie auch niemals Bestandteil eines späteren Vertrages werden.

Die innerhalb dieser Beschreibung eingebrachten Bildschirmbilder sind nur eine Variante einer fiktiven Firma. Im Einzelfall können sich die Anzeigen und Ausdrucke von den hier angegebenen Mustern unterscheiden, da Sie die Möglichkeit haben, durch eine sehr flexible Parametersteuerung die COBA-Rechnungslegung Ihren Bedürfnissen anzupassen.

Arbeitsstämme

Wie schon aus den anderen Modulbeschreibungen des COBA-Systems hervorgeht, haben Sie mit den Arbeitsstämmen die Möglichkeit, jedem Objekt Arbeiten zuzuweisen. Nachdem Sie ein Objekt ausgewählt haben und das Programm dann einen Arbeitsstamm anfordert, können Sie mit einem Knopfdruck eine Liste anfordern, die Ihnen aufzeigt, welche Rechnungspositionen bisher über dieses Objekt abgerechnet wurden. Hier sehen Sie schon einen der Vorzüge der COBA-Rechnungslegung. Je nach Kundenwunsch und Arbeit können Sie bestimmen, ob ein angelegter Arbeitsstamm einem Rechnungsstamm entspricht (wie dies bei der Glasreinigung oft der Fall ist) oder ob ein Arbeitsstamm nicht direkt abgerechnet werden soll. Sie haben mit COBA immer die Möglichkeit, Arbeiten über andere Arbeitsstämme abzurechnen. Wenn es gewünscht wird, kann für die Rechnungserstellung einer Arbeit aber auch noch eine Liste mit anderen Rechnungspositionen aufgenommen werden. Bis zu 999 weitere Positionen sind für einen Arbeitsstamm zulässig.Desweiteren können Sie Rechnungen natürlich auch in einem von Ihnen bestimmten Zeitraum abrechnen, beispielsweise alle drei Monate, ganz unabhängig von der tatsächlich geleisteten Arbeit.

Rechnungssteuerung

Nach der Eingabe aller relevanten Daten für einen Arbeitsstamm können Sie, was die Rechnungslegung angeht, noch weitere Veränderungen in der Rechnungserstellung vornehmen. Diese Veränderungen werden mit Hilfe der Rechnungssteuerung vorgenommen. Sie können z.B. bestimmen, ob der Rechnungbetrag, den Sie in den Arbeitsstämmen für die Arbeit angegeben, haben ein Pauschalbetrag ist oder ob es sich um einen Stundenlohn oder auch eine Akkordeinheit handelt. Wenn Sie es wünschen kann dieser Rechnungsbetrag auch pro Termin später auf der Rechnung erscheinen, aber auch andere Erscheinungsformen, wie die monatliche oder terminliche Akkumulierung der Rechnungsbeträge ist denkbar und von Ihnen zu bestimmen. Damit können Sie auf Kundenwünsche eingehen und den Grad der Aufschlüsselung bestimmen. Bei den Arbeitsstämmen können Sie, wie schon angesprochen, festlegen wann eine Rechnung gestellt werden soll. Alle zwei oder drei Monate ist genauso möglich wie jeden Monat. Mit der Rechnungssteuerung haben Sie die Möglichkeit, COBA genau vorzugeben um welche Monate es sich handeln soll. Eine Eingabe wie 2,5,8,12 zeigt COBA an, in welchen Monaten die Rechnung gestellt werden soll. Sogar der genaue Termin der Rechnungsstellung läßt sich festlegen. Sie kann bei einem Termin erfolgen, aber auch erst wenn die Arbeitsnachweise wieder in Ihrer Firma zur Verfügung stehen.

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Sie haben hiermit einen Eingriff in die Terminregelung und die Rechnungserstellung voll im Griff. Weitere Parametereingaben, die die Rechnungslegung verändern, sind noch möglich. Da wäre z.B. die Frage, ob Einzelrechnungen, Kunden- oder Objektsammelrechnungen erstellt werden sollen. Hier wird COBA veranlaßt, Rechnungen je nach Kundenwunsch zu erstellen und später zu verbuchen. Auch kann festgelegt werden, ob der Arbeitsstammtext mit gedruckt werden soll oder nicht. Wenn Sie die Ausgabe der Einzeltermine wünschen, ist dies hier genauso einstellbar wie die Angabe, ob Sie eine Positionssortierung wünschen. Bei der Positionssortierung kann COBA seine Stärken ausspielen. Mit diesem Programmpunkt haben Sie die Möglichkeit, die einzelnen Positionen der Rechnung nach den Kostenstellen Ihres Kunden zu sortieren. Aber keine Angst, ihre eigene Sortierung wird dadurch in keinster Weise berührt. Die Sortierung ist völlig losgelöst von den Rechnungsnummern und nur dazu gedacht, daß Sie ohne große Anstrengungen auf Kundenwünsche reagieren können.

Auch die Vergabe von internen Auftragsnummern ist möglich. Diese stellt eine Erweiterung für Ihre Objektsammlung dar und kann mehrere Stämme zu einer Referenz zusammenfassen.

Bei den Rechnungslaufnummern können Sie bestimmen im wievielten Lauf die Rechnung von COBA bearbeitet und ausgegeben werden soll. Hier können Wertigkeiten vorgegeben werden, die angeben, wann eine Rechnung, gedruckt werden soll. Rechnungen die schon immer sehr früh gestellt werden und immer gleich lauten, können hier eine andere Rechnungslaufnummer erhalten und eher berechnet werden, als andere Rechnungen, die erst zu einem späteren Zeitpunkt gedruckt werden sollen. Bei der Berechnung der Leistungen kann auch angegeben werden, ob während der Standardausfallzeiten die Berechnung weiter erfolgen soll.

Wenn Sie Rechnungen über den Tag oder einen Termin abgrenzen, fordert COBA bei der Rechnungssteuerung von Ihnen noch einen Abschlußtag an, an dem sie angeben, ab wann die Rechnungen erstellt werden sollen. Als letzten Manipultationspunkt bei der Rechnungssteuerung haben Sie noch die Möglichkeit festzulegen, ob es sich um eine einmalige Rechnung handeln soll und wenn ja, wie dann mit den Rechnungsdaten weiter verfahren werden soll. Wenn Sie eine Löschung der Verbuchung wünschen, ist dies genauso möglich wie eine Inaktivierung.

Sie sehen also, daß die COBA-Rechnungslegung Ihnen mit der Rechnungssteuerung für jede Rechnung ein leistungsfähiges, aber leicht und logisch aufgebautes Werkzeug an die Hand gibt, mit dem keine Wünsche offen bleiben. Natürlich müssen Sie nicht immer alle Eingaben jedesmal neu machen. Sie können einen Standardsatz vorgeben, der dann per Knopfdruck aufgerufen wird und so das Anlegen der Rechnungssteuerung in sekundenschnelle erledigt.

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Rechnungs(kopf)text

Auch bei der detaillierten Ausgabe der Rechnung werden Sie von COBA unterstützt. Sie haben die Möglichkeit, einen Rechnungstext anzugeben, der dann auf der Rechnung mit ausgegeben wird. Dabei ist es COBA egal, ob der Rechnungstext mit der Rechnungsposition und dem Preis abschließt oder erst nach der Position erscheinen soll. Auch eine variable Nutzung ist mit diesen Rechnungstexten möglich. Damit Sie nicht immer Datumsangaben machen müssen, bietet Ihnen COBA Textvariablen an, die Sie einfach in Ihren Rechnungs(kopf)text mit einbauen. Bei der Ausgabe werden diese Variablen dann durch COBA mit den aktuellen Daten ersetzt und bieten so eine einfache Möglichkeit, immer aktuelle Daten mit auszugeben, obwohl Sie den Text vielleicht schon vor langer Zeit eingegeben haben. Damit ersparen Sie sich viel Zeit und Ärger durch evtl. Falscheingaben. Welche Variablen Sie auch immer benötigen kann individuell angepaßt werden

Finanzbuchhaltung

Wie alle COBA-Module steht die Rechnungslegung nicht isoliert innerhalb des COBA-Systems, sondern ist in das komplette Paket mit eingebunden. So können Sie jederzeit aus der Rechnungslegung heraus die Finanzbuchhaltungsdaten der Rechnungsstämme bearbeiten.

Wenn Sie es wünschen, können Sie einen Rechnungsposten direkt auf mehrere Erlöskonten aufteilen. Nach einer lfd. Nummer geben Sie einfach nur die Nummer des Erlöskontos an oder lassen sich von einer der komfortablen Suchmöglichkeiten unterstützen. Nun brauchen Sie nur noch neben der Kostenstelle und dem USt-Schlüssel den Anteil des Erlöskontos an der Rechnungspostition angeben.

Es ist mit COBA auch möglich, für jeden Rechnungsstamm eigene Lastschriftdaten zu erfassen. Dies ist oftmals sehr hilfreich und mit COBA ein Kinderspiel. Sie geben nur die relevanten Daten an, und COBA wird bei der Erstellung der Lastschriften diese Daten für den Rechnungsstamm mit berücksichtigen.

-------> Abbildung 3

Rechnungsadresse

Auch die Erfassung einer eigenen Rechnungsadresse nur für diesen einen Rechnungsstamm ist möglich. Dies geschieht völlig unabhängig von den Rechnungsadressen, die Sie sonst für einen Kunden oder ein Objekt angelegt haben. Damit ist ein höchster Grad an Flexibilität bei der Rechnungsstellung erreicht, und Ihnen werden viele Kosten und Mühen erspart

Druck der Rechnung

Beim Ausdrucken der Rechnungen eines Rechnungsstammes wollen wir Sie mit COBA in einem möglichst hohen Maße von unseren Erfahrungen profitieren lassen. Natürlich können Sie immer erst einen Proformadruck starten. Hierbei werden alle Rechnungen ausgegeben, auf Wunsch auch auf dem Bildschirm, aber alle anderen COBA-Mechanismen werden nicht in Gang gesetzt. Es werden keine Rechnungsnummern mit ausgegeben oder von COBA intern verteilt. Dieser Proformadruck wird bei der Ausgabe deutlich gekennzeichnet und soll Ihnen als Information dienen, um evtl. Korrekturen vornehmen zu können. Aber auch der normale Rechnungsdruck kann ausgelöst werden. Es werden zwar Rechnungsnummern vergeben, aber das Ausdrucken stellt keine unverrückbare Entscheidung dar. Wenn Sie Fehler entdecken, erlaubt Ihnen COBA, bis es zu einer Verbuchung kommt, Veränderungen an den schon gedruckten Rechnungen vorzunehmen und eine erneute Ausgabe zuzulassen. Änderungen sind jederzeit möglich und von der Zahlenkorrektur bis zur kompletten Neuberechnung einfach und schnell gemacht.

-------> Abbildung 4

Archiv

Beim Nachschlagen nach alten, schon gedruckten Rechnungen, läßt COBA Sie nicht im Stich. Nach der Anwahl des Punktes Archiv können Sie wählen, ob sie sich die Rechnungen des Kunden, des bei den Arbeitsstämmen gewählten Objektes oder "nur" des Arbeitsstammes ansehen möchten. Diese Unterteilung hilft Ihnen immer die Übersicht zu bewahren, zeigt aber auch, daß COBA alle Daten im Griff hat und Ihnen schnell Auskunft geben kann. Neben den spezifischen Rechnungen, die zu einem Arbeitsstamm und seinem Objekt und / oder Kunden gehören, haben Sie natürlich auch die Möglichkeit, einfach eine Rechnungsnummer einzugeben. COBA präsentiert Ihnen daraufhin die relevanten Daten. Sie erhalten eine Bildschirmausgabe einer kompletten Rechnung, mit Rechnungsnummer und allen anderen wichtigen Daten. Sie können nun am Bildschirm sehen welche Rechnung Sie dem Kunden gestellt haben.

-------> Abbildung 5

Faktura

Unter der Faktura laufen bei dem COBA-System alle Stränge zusammen. Hier werden alle Rechnungen verarbeitet, die in den einzelnen COBA-Modulen von Ihnen angelegt oder nach Ihren Wünschen angepaßt wurden.

Druck Rechnungen

Mit der Druckfunktion innerhalb der Faktura werden die in den Rechnungssteuerungsdaten angelegten Rechnungsdurchläufe analysiert und dann eine Ausgabe veranlaßt. So können Sie bequem und ohne großen Aufwand alle Ihre Rechnungen ausgeben lassen. Auch die Ausgabe einer Rechnungsausgangsliste ist natürlich möglich und ohne Probleme zu bewerkstelligen. Durch das leichte Veranlassen des Ausdrucks der Rechnungsausgangsliste sind Sie immer auf der sicheren Seite und brauchen sich um auf der Liste erfaßte Rechnungen keine Sorgen zu machen.

Lastschriften

Wenn sie die Erstellung der Lastschriften veranlassen, erstellt Ihnen COBA eine Datei, die nach dem Standardverfahren für solche Dateien angelegt wird und die Sie nur noch bei Ihrer Bank einreichen müssen. Wie diese Datei aussehen soll bestimmen Sie. Sie können den Lastschrifteneinzug pro Kunde, pro Objekt, pro Rechnung oder sogar für jede Rechnungsposition veranlassen. COBA geht noch einen Schritt weiter. Es werden in der Finanzbuchhaltung auch noch alle Buchungen auf den Debitorenkonten vorgenommen. Damit bleibt Ihnen das Buchen aufgrund der Rechnungen erspart.

Rechnungsverbuchung

COBA ist darauf ausgelegt worden, Ihnen möglichst viel Arbeit abzunehmen. Dieses Vorhaben wird auch bei der Rechnungsverbuchung von uns in die Tat umgesetzt. Bei der Rechnungsverbuchung wird automatisch eine Forderungsverbuchung in der Finanzbuchhaltung vorgenommen.

Hierbei wird bis auf der Ebene der Rechnungsposition gearbeitet. Wenn Sie bei den Rechnungsposition ein oder mehrere Erlöskonten angegeben haben, wird das genauso berücksichtigt und verbucht, wie alle USt-Schlüssel, von denen Sie ja mehrere pro Rechnungsposition angeben können.

Auch das Fortschreiben der Statistiken wird von COBA übernommen. Die Markierung der Rechnung, so daß sie nicht noch einmal ausgedruckt werden, wird automatisch von COBA ausgeführt.

-------> Abbildung 6

Allgemeine Rechnungsdaten

Auch die Einstellungsmöglichkeiten bei den Rechnungsdaten sollen nicht unerwähnt bleiben. Unter dem Punkt "allgemeine Rechnungsdaten" wurden Verwaltungsprogramme zusammengefaßt, die Ihnen das Leben etwas einfacher machen sollen. Sie können hier Textbausteine eingeben, die Sie bei der Eingabe des Rechungs(kopf)textes einfach wieder abrufen können. So können Sie Standardformulierungen einmal eingeben, aber oft wieder abrufen. Das vermeidet Fehler und steigert die Verarbeitungsgeschwindigkeit.

Unter anderem wird hier auch der Rechnungskopf , der auf jeder Rechnung erscheint, eingestellt und verwaltet.

Auch die Verwaltung verschiedenster USt-Schlüssel wird hier realisiert. Bis zu 99 USt-Schlüssel können pro Rechnungsposition mit verwaltet werden.

Wenn Sie die Standardeinstellungen für die Rechnungssteuerung einstellen wollen, machen Sie das ebenfalls unter den "allgemeinen Rechnungsdaten". Hier legen sie alles fest, was dann beim Anlegen der Rechnungssteuerung auf Knopfdruck als Standard in die einzelnen Positionen eingetragen werden soll.

Als letzter, aber wichtiger Punkt sei noch anzumerken, daß Sie auch Rechnungen löschen können. Dies ist natürlich nur möglich, wenn diese noch nicht verbucht sind. Auch die Veränderung in der Rechnungsausgangsliste wird automatisch und zeitsparend gleich für Sie mit vorgenommen.

Sie sehen also, daß die COBA-Rechnungslegung Ihnen viele leistungsfähige Instrumente in die Hand gibt, mit denen sie schnell und unkompliziert arbeiten können. Es wurde aber nicht nur auf Bedienungsfreundlichkeit wert gelegt, sondern auch darauf Ihnen möglichst viel Arbeit abzunehmen. Wann immer es möglich war Arbeitsvorgänge zu automatisieren, wurde dies bei COBA realisiert. Das hat den Vorteil, das Routineaufgaben schnell und zeitsparend erledigt werden, so daß Sie sich anderen Aufgaben zuwenden können.

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Umsatzinformation

Damit Sie bei der COBA-Rechnungslegung nie die Übersicht über Ihre getätigten Umsätze verlieren wurde das Unterprogramm "Umsatz-information" mit in die Rechnungslegung aufgenommen. Das Programm wertet alle verbuchten Rechnungen aus und gibt diese dann nach Monaten getrennt aus. So haben Sie eine schnelle Übersicht über die Umsatzenwicklungen in einzelnen Monaten eines Jahres. Natürlich ist auch ein Monatsvergleich zweier Jahre in dieser Umsatzinformation möglich. Um die Umsatzzahlen betrachten zu können, müssen sie COBA nur mitteilen, welche Umsätze Sie benötigen (siehe Abb. 8). Natürlich enthält die Übersicht auch die Anzahl der Rechnungen, die Sie in den entsprechenden Monaten gestellt haben. Unterstützt durch die gewohnt umfangreichen Suchmöglichkeiten, müssen sie die Kunden und Objekte, die betrachtet werden sollen, auswählen. Sie können bei dieser Auswahl alle Ihnen sinnvoll erscheinenden Kunden-Objekt-Kombina-tionen anwenden. Sie können sich beispielsweise alle Objekte eines Kunden angeben lassen oder auch die Gesamtumsätze bzw. Rechnungsanzahl betrachten, indem Sie alle Kunden mit allen Objekte als Basis auswählen. Nachdem Sie Ihre Entscheidungen getroffen und COBA eingegeben haben, wertet das Programm alle verfügbaren Informationen aus und präsentiert Ihnen dann die entsprechenden Zahlen. Sie können sich alle Umsätze in Ruhe ansehen und auch Vergleiche mit zurückliegenden Jahren vornehmen. Die Eingabemaske ist einfach und schnell zu bedienen und die Ausgabe gehalten, daß Sie schnell alle Umsätze überblicken können. Mit der Umsatzinformation wollen wir Ihnen eine weitere Möglichkeit geben, auf Veränderungen schnell und direkt reagieren zu können. Um Veränderungen z.B. bei den Umsätzen zu erkennen, haben wir Ihnen ein einfach zu bedienendes, in seiner Ausgabemöglichkeit aber komplexes Programm zur Seite gestellt. Ob es sich um Umsatzveränderungen bei einem Objekt, einem Kunden oder einer ganzen Gruppe von Kunden bzw. Objekten handelt, COBA kann alle Anforderungen, die Sie an eine flexible Auswertung stellen, erfüllen..

-------> Abbildung 8